O sistema é do fornecedor. O registro é seu
Prontuário eletrônico transfere a ferramenta, não a responsabilidade. O que continua sendo obrigação do médico e o que exigir de qualquer sistema antes de adotá-lo.
Adotar um prontuário eletrônico muda a ferramenta de registro. Não muda de quem é o dever de registrar, de manter sigilo, de guardar pelo prazo legal e de responder pelo conteúdo. Essa distinção costuma ficar clara tarde demais — em geral quando o fornecedor sai do ar.
O que continua sendo seu
- Registrar cada atendimento, com o mesmo rigor no remoto e no presencial
- Manter o sigilo, o que inclui escolher onde o dado clínico é armazenado e transmitido
- Assegurar a guarda pelo prazo legal, mesmo que o sistema mude
- Responder pelo conteúdo do registro, inclusive o que foi preenchido automaticamente
- Corrigir por nova anotação, jamais reescrevendo o registro anterior
O quarto item merece atenção crescente. Sistemas que sugerem texto, preenchem campos ou geram resumo automático produzem conteúdo que entra no prontuário sob a sua autoria. Conferir antes de assinar não é excesso de zelo; é o que separa apoio de delegação.
O que exigir do sistema
- Exportação completa dos dados, em formato aberto, sem depender de negociação — é o seu plano de saída
- Registro de auditoria de acesso, consultável
- Impossibilidade de apagar ou reescrever registro; correção por nova anotação
- Clareza sobre onde os dados ficam e quem tem acesso
- Política de backup e evidência de que o restore já foi testado, não apenas configurado
O último ponto é o mais negligenciado da indústria. Backup que nunca foi restaurado é uma hipótese, não uma garantia — e a hora de descobrir que a hipótese era falsa não pode ser a hora do incidente.
A pergunta que resume tudo
Se este fornecedor encerrar as atividades em seis meses, eu continuo cumprindo minha obrigação de guarda de 20 anos? Se a resposta depender da boa vontade dele, o risco é seu, não dele.